EL DEPARTAMENTO DE RELACIONES PUBLICAS

Introducción:

El departamento de Relaciones Públicas cumple un papel importante dentro de la empresa, pero este departamento sólo cumple su finalidad cuando participan todos los que forman la empresa. Esta es la única forma que sea realmente efectiva.

Tema 1: Fines e importancia del departamento de RR.PP. El fin del Departamento de Relaciones Públicas, es mejorar la comunicación y crear mejores relaciones con el personal clave para la corporación, tanto interno como externo. La importancia del Departamento de Relaciones Públicas, es la relación que se establece entre la organización y su público, a través de profesionales idóneos y la gestión de la comunicación para cumplir esa función. También es importante porque debe desarrollar un conjunto de actividades para promocionar la imagen de la institución, sus funciones y servicios.

Tema 2: Organización del Departamento. En Relaciones Públicas, la reputación pública de una organización depende del comportamiento de sus directivos. Las interpretaciones y ecos transmitidos por el departamento de relaciones públicas están íntimamente ligadas por su naturaleza y necesidades a la altas esferas directivas, proporcionándoles asesoramiento y apoyo de comunicación.

Las Relaciones Públicas deben cumplir con cinco características básicas para mantener una dinámica de imagen, un control de los intereses públicos y/o corporativos, un perfil propio de la disciplina que la libere de confusiones, una continuidad para dejar huella. Es por esto, que se hace necesario conocer si la actividad de Relaciones Públicas de una empresa cumple con las siguientes características:

a. Omnipresencia: es aquella característica que exige a las organizaciones considerar, en cada una de sus acciones, a las Relaciones Públicas como gestión (investigación, planificación, comunicación y evaluación) actividad y/o política. La omnipresencia es fundamental para toda empresa, porque todo lo que ésta haga afecta su imagen y credibilidad.

b. Interés General: es aquella característica que exige a las organizaciones informar sobre temas de interés general a los públicos. Es lo que toda empresa debe fomentar, es decir, debe estar alerta sobre los temas de interés general que necesite saber, sobre la organización, cada público y equilibrar con los intereses propios de la empresa (interés corporativo).c. Bilateralidad: es aquella característica que exige a las organizaciones mantener una interrelación entre organización y público. La bilateralidad se cultiva en cada contacto y permite controlar los intereses entre la organización con sus públicos.

d. Continuidad: es aquella característica que exige a las organizaciones mantener una actividad continua de cuidado de la imagen corporativa positiva legítima en sus públicos.

La continuidad de acciones que favorezcan la relación positiva entre empresa y públicos se debe cultivar, con el objeto de fortalecer la imagen corporativa cada día.

e. Especificidad: es aquella característica que exige a las organizaciones desarrollar una imagen legítima (creíble) en los públicos, como papel propio de las Relaciones Públicas. La especificidad tiene que ver con el conjunto de aspectos que le interesan a las Relaciones Públicas: imagen corporativa creíble, públicos internos y externos, mensajes que mantengan la transparencia, la imagen corporativa por parte de los miembros de la empresa y públicos.

Aplica los conceptos aprendidos en este Tema. Ir a Actividad 3. Tema 3: Funciones de la organización. Las organizaciones deben mantener normas continuas que permitan relacionarse con sus públicos para evitar una crisis de imagen:

Puertas Abiertas: es aquella política que exige a las organizaciones tener puertas abiertas a sus públicos. Históricamente, comenzó como abrir puertas a la prensa y en la actualidad la organización debe estar abierta a interactuar con sus empleados, consumidores, el gobierno, la comunidad local, etc. Abrir puertas se aterriza a través de la forma cómo atendemos los públicos como organización, sean éstos internos o externo.

Transparencia: es aquella política que exige a las organizaciones ser transparente en sus actos, es decir, debe mantener la verdad con su público. Históricamente, comenzó con dar a conocer los hechos reales a la prensa. En la actualidad, la organización debe sostener una transparencia corporativa.

Ser transparentes exige a la organización prepararse para informar en forma verídica hacia los públicos internos y externos, en especial la transparencia informativa con los medios de comunicación social.

Factor Humano: es aquella política que exige a las organizaciones no olvidar el aspecto humano. Esta tendencia comenzó con darle prioridad a los aspectos humanos por sobre los intereses financieros. En la actualidad, la organización debe sostener una imagen sensible a los problemas de los públicos.

Ser sensibles a los intereses de los públicos exige a la empresa y sus miembros detectar cualquier tema de interés público que afecte este término en sus contactos cotidianos corporativos.

Tema 4: Formación de la Imagen Corporativa. Las relaciones públicas se preocupan de la imagen a través de los siguientes componentes:

A. Identidad Visual: Logotipo y Colores Institucionales.

B. Identidad Cultural:

Normas, ideas y valores. Valores, normas, principios, rituales, ritos, ceremonias, mobiliario, líderes, héroes. Recomendaciones para formar una Cultura e Imagen Corporativa Fuerte.

1. Toda empresa a través de su logotipo y los colores institucionales permite que la identifiquen por su propio nombre y con los colores que ha escogido para que la represente.

2. Toda empresa define su cultura corporativa como la forma propia de hacer las cosas y que ese conjunto de características crea una identidad cultural.

3. Cada uno de los componentes ayuda a formar una cultura fuerte:

Lo que la empresa valora en forma física, organizacional y humana.

La norma que reglamenta o procedimientos que ejecuta.

Los principios o ideas que rigen.

Las rutinas administrativas, comerciales, humanas y de relaciones públicas.

Los actos simbólicos administrativos, comerciales, humanos y de relaciones públicas.

Los eventos como ceremonias institucionales o corporativas.

La decoración y mobiliario, hasta el edificio de oficinas.

Lo que representa o la cabeza de un equipo informal en la empresa, como también las autoridades de la empresa.

Los que salvaguardan a la organización y que sin ellos no hubiera sido posible cumplir el objetivo

4. Toda empresa en el cuidado de su imagen debe diferenciarse a través de su forma de ser, es decir, su Identidad.

5. Toda empresa debe controlar su imagen corporativa real, definiendo una imagen corporativa deseada.

6. Toda empresa en el cuidado de su imagen corporativa debe tener presente su auto imagen, imagen intencional e imagen pública.

7. Toda empresa construye su imagen y fortalece su identidad cada día para llegar a un posicionamiento, es decir, gracias a una reputación ocupar un lugar de prestigio en el entorno o mercado.

Recomendaciones para formar una Cultura e Imagen Corporativa Fuerte. Componentes de la personalidad corporativa. Las Relaciones Públicas cultivan la personalidad corporativa desde sus componentes, para la consolidación de la imagen corporativa deseada que toda empresa debe definir. Y la manera más adecuada de fortalecer una identidad es a través de sus componentes:

Centro Psíquico: son los valores, las creencias, la misión, los objetivos, las actitudes.

Valores: son los aspectos físicos, psicológicos y organizacionales que valora el público de una organización.

Físicos: Pulcritud, orden, puntualidad, regularidad, uso eficiente del dinero y los materiales; mantenimiento del equipo; calidad del producto, servicio o trabajo; aprovechamiento máximo del tiempo; aprovechamiento máximo del espacio; seguridad.

Organizacionales: Disciplina, libertad, motivación, uniformidad, sistematización, coordinación, integración, comunicación, cooperación (trabajo en equipo).

Psicológicos: Respeto por el individuo, satisfacción al cliente, armonía, decisión, integridad, lealtad, confianza, compromiso, realización personal, servicio a la sociedad.

Creencias: son las ideas o principios que un público u organización acepta como verdaderos y que les sirve.

Misión: es la razón de ser de una organización.

Objetivos: son las metas concretas que las organizaciones cumplen con su misión, según los valores y las creencias que han aceptado.

Actitudes: son las predisposiciones de un público hacia su organización. Y se fundamentan en los valores, creencias, misión y objetivos.

Recomendaciones para una personalidad corporativa con carácter.

1. Toda empresa puede mejorar su estructura corporativa o flujo de relaciones si: observa su Jerarquía, el ejercicio de la autoridad y su contribución a la gestión corporativa total.

2. Toda empresa puede fomentar un buen carácter a través de:

* Cada una de las tomas de decisión.

* Las normas formales y tangibles.

* Presencia de reglamentos actualizados.

* Presencia de manuales de procedimientos.

* Capacitación en relación con el proyecto empresa.

* Todo comunica y es vital para el funcionamiento de la empresa.

* Recompensar a los miembros de la empresa por sus aportes.

* Reconocer las buenas acciones personales y corporativas.

* Cultiva un buen clima.

* Cultivar la implicancia con la empresa.

3. Sistemas Organizacionales

* Concepto: son los subsistemas o departamentos de la organización. Los subsistemas que puede tener una organización son:

* Gerencial: es el gobierno del sistema empresa.

* Personal: es el departamento que mantiene a los miembros en la organización y que hace que permanezcan unidos a ésta.

* Marketing: es el departamento que gestiona el mix de promocional del servicio o producto.

* Administrativos: es el área que cumple con los principios y funciones generales de la administración.

* Producción: es el área que produce el producto o servicio.

* Financieros: es el departamento que mantiene y controla los recursos económicos de la organización.

* Comunicación: es el departamento encargado de la comunicación de la organización, tanto interna como externamente.

Recomendación para una personalidad corporativa con destrezas que la incentiven:

1. Toda empresa puede tener una destreza corporativa:

* a. Si el equipo de gerencia acierta en lo proyectado.

* b. Si la empresa con sus recursos cumple su objetivo sin crisis.

* c. Si se destaca por sus especialistas y decisiones respectivas.

* d. Si valora las relaciones entre sus miembros, sus actitudes, sus opiniones, mundos diversos, diferentes liderazgos, personalidades, clima, etc.

* e. Si valora el concepto de infraestructura.

* f. Si valora los intereses de las personas.

Cuerpo Corporativo: es el cuerpo físico de la organización. El cuerpo corporativo lo constituyen:

* Producto

* Materiales

* Instalaciones

* Mobiliario

* Tecnología

Recomendaciones para una personalidad corporativa con un cuerpo corporativo adecuado

1. Toda empresa puede fortalecer su cuerpo corporativo.

Si el producto se distingue en su diseño.

Si los materiales representan calidad.

Si las instalaciones son seguras.

Si el mobiliario tiene el estilo corporativo deseado.

Si la tecnología es de punta.

2. Toda empresa puede reforzar su visión de conjunto a través del cuerpo corporativo:

* Si los valores son tradicionales, su carácter es centralizado, sus sistemas son de antaño, sus destrezas probadas por décadas y su cuerpo lleva un siglo con el mismo producto y lugar clásico.

* Si los valores son innovadores, su carácter es descentralizado, sistemas que se perfeccionan continuamente, diversas destrezas corporativas en una nueva infraestructura acorde a los tiempos.